客户需求

在企业,档案管理组织资源投入有限、档案管理制度尚待完善、档案管理执行监管不严、缺乏企业高层的重视等背景下,对于档案管理部门带来了巨大的工作阻碍。同时随着企业规模、人员数量、业务覆盖不断增大,面向企业全局的档案信息化工作平台建设显得极为迫切。

档案管理主要面临如下问题

未形成规范、有效的档案采集体系

“应交多少不知道,应收多少不知道;应整理归档多少不知道,待整理归档多少不知道”,造成档案采集不完整、不完善等问题

档案的查询、利用、鉴定等功能欠缺

无在线浏览功能,无全文检索功能。例如,借阅档案时,通常需要遍历每个档案(项目档案、工程档案、公文档案、人事档案等)才能查询到自己需要借阅的文件;同时流程的缺失,导致过程记录不完善,存在管控风险

实体、电子档案管理脱节

存在管理、应用不便等问题,尤其是在版本一致性很难保证,对后续的使用以及知识积累都造成了困难

未实现实时挂接数据

手工方式收集的图纸、文档等实物的数字化成果无挂接或录入到系统的功能,需要采用批量挂接方式,方便档案管理人员实时挂接数据

未能建立有效档案信息化工作环境

无法满足档案管理新一阶段的需求,应用简单化且大量的资料没有有效的使用,同时无法保证可持续发展,不利于档案工作的更好开展

解决方案

鸿翼文档档案一体化管理系统符合国家档案局、档案行业数据标准和建设规范,为客户建立支撑企业整体档案工作的档案管理信息化平台,实现单位内部电子档案的收集、存储、管理、归档、查询、利用、销毁全生命周期管理,同时解决电子档案收集难以统一标准、统一管理、统一利用的问题,极大地规范了档案的管理工作,切实提高工作效率。

档案门户
个人中心
借阅车
预归档中心
档案整编中心
档案管理中心
模板打印
系统管理

档案门户

档案门户呈现了用户个人消息提醒、档案利用统计、档案收藏、档案共享、档案搜索等内容,能够增强用户体验和档案利用效率

个人中心

记录了跟用户自身相关的所有操作、待办任务和消息提醒。例如:我的借阅档案、搜索记录、档案收藏;流程申请、待办工作、我的已办/办结;流程提醒、证照到期提醒等

借阅车

设计源于“购物车”,用户可将要借阅的档案添加至借阅车,实现批量借阅,借阅车可以支持批量移除、批量收藏等操作

预归档中心

各个部门所设置的兼职管理员能够通过预归档模块进行档案预归档著录(无需编制档号,仅实现元数据、电子文件录入即可),也可直接进行归档或者移交(移交需走流程);预归档模块支持面向集团化的分级管理,通过多全宗建立、各分子公司独立管理,总部管理员能够统筹管理

档案整编中心

整编工作由各级档案管理员操作,对于移交上来的档案进行整编审核,可选择退回移交和完成归档操作。整编中心对应的档案类型可以是一文一件管理也可以案卷进行管理

档案管理中心

归档数据管理由档案管理员操作,对于整编归档、直接录入归档或者通过集成归档的数据实现后续管理。针对整编归档入库的档案可以退回整编;对于设置复审周期或者到期提醒的档案,支持提前提醒或者发起鉴定

模板打印

系统支持封面、背脊、备考表信息自定义打印

系统管理

包含多全宗管理(支持并列和子全宗模式)、档号/卷号编制规则、档案权限管理(按档案分类、预归档分类、档案)、档案统计(符合国家档案统计规范)、组织用户、日志、基本配置等功能,以保障系统整体运行

产品的本质与精髓,源于优秀的客户
全国超过3,000家企业正在使用我们的产品与服务

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    鸿翼股份为京东方建立了统一、集中、安全的企业知识管理平台,满足国家合规要求的同时,促进了员工之间的知识交流,保证了企业知识的安全积累和延续,提高京东方企业知识的量化能力。

    - 京东方科技集团

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    鸿翼股份结合天辰工程的业务流程和实际工作场景,为天辰工程搭建了ECM平台级数字档案中心。借助鸿翼的ECM平台,天辰工程提高了项目档案管理、查询、节约、流通的便捷性,显著提高了员工的工作效率。

    - 中国天辰工程

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    鸿翼股份为北京银行打造了文档管理平台,以合规管理机制实现业务文档的有序管理;同时搭建工作流平台,规范银行整体的内部审批流程,实时管控审批状态;以良好的扩展性,满足系统集成的集成,满足业务延伸需求。

    - 北京银行

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    通过鸿翼GMP质量管理解决方案,建立扬子江全生命周期的文件管控体系,落实GMP文件的创建、审核、培训、发布签收、执行修改、归档、废止全流程的有效监控,以及通过国内、国际标准的GMP系统认证。满足GMP合规性监控的同时,显著提高企业运营效率。

    - 扬子江药业集团

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